Como acompanhar dezenas de processos na prefeitura sem perder prazo

Quem toca obra conhece a rotina: alvará de construção, habite-se, aprovação de projeto, cada um correndo num portal de prefeitura diferente. Com três ou quatro processos, dá para lembrar de cabeça. Com trinta, não dá.

O problema quase nunca é falta de cuidado. É escala. Este post mostra como organizar o acompanhamento manual da melhor forma possível, e em que ponto ele deixa de dar conta.

1. Tenha uma lista única de todos os processos

Parece óbvio, mas é onde a maioria das equipes tropeça: cada processo mora na cabeça, no e-mail ou na pasta de quem o protocolou. Antes de qualquer outra coisa, reúna tudo numa lista só, com pelo menos:

• número do protocolo e prefeitura;
• empreendimento a que pertence;
• o que o processo pede (alvará, habite-se, projeto…);
• último status visto, e em que data ele foi visto;
• quem é o responsável.

A coluna da data é a mais importante. Um status sem data não diz se a informação é de ontem ou de três semanas atrás.

2. Defina uma rotina de checagem, e um dono para ela

Lista parada não avisa nada. Alguém precisa abrir cada portal, conferir cada processo e atualizar a lista. Combine com a equipe:

• com que frequência cada processo é conferido;
• quem confere, e quem cobre nas férias e nas faltas;
• o que fazer quando algo mudou: para quem avisar, e em quanto tempo.

Muitas vezes a movimentação no portal é uma exigência com prazo para resposta. Descobrir a exigência com atraso encurta o tempo que sobra para responder.

3. Guarde o histórico, não só o status atual

Quando só o último status fica registrado, perde-se a pergunta que mais importa numa conversa com a prefeitura ou com o cliente: quando isso mudou? Anote cada mudança com a data, em vez de sobrescrever a anterior.

Onde o manual começa a falhar

Tudo acima funciona, e vale a pena fazer. Mas repare no que a rotina exige: uma pessoa entrando em portal por portal, processo por processo, todo dia útil, sem esquecer nenhum. Quanto mais processos, mais tempo isso toma, e mais fácil fica uma checagem passar batido numa semana corrida.

É aí que entra a automação. O ProcessWatch faz a parte repetitiva: lê os portais várias vezes por dia útil, compara cada processo com a última checagem e mostra num painel só tudo que mudou desde a sua última visita, com o histórico completo de cada um.

Ele só lê: nunca protocola, responde ou altera nada no processo. A decisão continua com a sua equipe; o que sai da rotina é o trabalho de procurar.

Hoje cobrimos os portais de Balneário Camboriú (Aprova Fácil e 1Doc) e Itajaí (Aprova).